Органом управления архивным делом в Вурнарском районе является сектор по делам архивов администрации Вурнарского района Чувашской Республики.

Основными направлениями деятельности сектора по делам архивов являются: регулирование архивного дела; обеспечение сохранности и государственный учет документов АФ ЧР; формирование АФ ЧР, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организация документов в делопроизводстве учреждений, организаций; научная информация, использование документов; повышение квалификации.

В области обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с решением коллегии Минкультуры Чувашии от 24.05.2005 № 7 «Об обеспечении сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики и документов по личному составу» ведется работа по картонированию дел.

За 2018 г. закартонировано 57 ед. пост. хр. и приняты в закартонированном виде 497 ед.хр. по личному составу ликвидированного СХПК «Искра» за 1940-2007 гг. Всего в архиве закартонировано 17076 ед.хр. из 45059 ед.хр., что составляет 37,9 %.

Всего за 2018 г. в результате проверки наличия, приема-передачи дел проведена выверка комплекта учетных документов 6 фондов: №№ 2, 3, 4, 54, 56, 316 и проведена проверка наличия по этим фондам на 909 ед.хр.

По состоянию на 01.01.2019 составлены паспорт архива с пояснительной запиской и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. В архиве по списку фондов числится с № 1 по № 316, в т.ч. 124А, 261А, из них числящихся в наличии 288 фондов (247 фондов на управленческую документацию и 41 фонд, содержащих только документы по личному составу), 45 059 ед.хр. (в том числе 32 018 п/хр, 13 041 ед. по л/с). Помещения хранилищ заполнены на 100,9 %.

В хранилищах ведется постоянный контроль за санитарно-гигиеническим режимом, ежеквартально проводится влажная уборка.

В целях обеспечения сохранности документов районным архивом в 2019 г. планируется проведение работ по картонированию 150 ед.хр. Будет продолжена практика передачи архивных документов в закартонированном виде из архивов организаций – источников комплектования районного архива.

В области комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами продолжается работа по взаимодействию с организациями-источниками комплектования в вопросах разработки нормативно-распорядительных документов, регламентирующих работу делопроизводственных служб.

В список источников комплектования райархива входит 68 организаций. Паспортизация проведена в 67 организациях (59 госучреждений и 8 (7-частные, 1-общественные организации) негосструктурах).

Из 67 организаций – источников комплектования имеют согласованные номенклатуры дел 55 организаций, в 8 негосударственных структурах - не имеется. В ходе паспортизации выявлено, что в организациях хранится всего 10 112 ед. пост. хр. В 60 госучреждениях хранится всего 9 629 ед. постоянного хранения. В негосударственных структурах хранится всего 483 ед. постоянного хранения. В государственных организациях хранится сверх срока 2 594 ед.хр. постоянного хранения.

По личному составу в учреждениях и организациях хранится всего 10 827 ед.хр., из них в государственных учреждениях 6 623 ед.хр., негосударственных организациях – 4 204 ед.хр. Образуется в год в госструктурах всего 512 ед. пост.хр., в негосударственных структурах 45 ед.хр.

Районный архив продолжает комплектоваться документами постоянного хранения и личному составу ликвидированных организаций и сельскохозяйственных предприятий. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу и удовлетворения запросов граждан социально-правового характера за 2018 г. на хранение в райархив были приняты дела по личному составу ликвидированных организаций и сельскохозяйственных предприятий: СХПК «Искра» за 1940-2007 гг. 497 ед.хр.; Редакции Вурнарского районного радиовещания за 1992-2002 гг. 4 ед.хр. и Сектора по делам архивов за 2004-2016 гг. на 53 ед. постоянного хранения.

В течение года были упорядочены архивные документы за 2005-2015 гг. Администрации Сявалкасинского, Алгазинского, Большеяушского, Малояушского, Кольцовского, Хирпосинского Шинерского сельских поселений; Отдела сельского хозяйства и экологии администрации Вурнарского района; Сектора по делам архивов администрации Вурнарского района; КУ ЧР «Центр занятости населения Вурнарского района» Государственной службы занятости населения Чувашской Республики.

Всего за 2018 г. рассмотрено и утверждено ЭПК Минкультуры Чувашии 964 ед. постоянного хранения и 2332 ед. по личному составу.

В течение 2018 г. в области делопроизводства и обеспечения сохранности дел ведомственных архивов проведено 6 тематических проверок; согласованы инструкции по делопроизводству, положения об экспертной комиссии и об архиве организации.

В 2018 году в райархив поступило 79 тематических запросов по вопросам реорганизации, ликвидации предприятий, организаций; 1433 запроса социально-правового характера, с положительным результатом 1096 запросов, что составляет 76,5% от количества исполненных запросов, в т.ч. дистанционно – 22, через VipNet - 176. Ежедневно архивом исполнялось в среднем по 6-8 запросов.

Основной задачей сектора по делам архивов в области использования документов будет дальнейшее предоставление качественных и своевременных услуг населению.

В течение 2018 г. в читальный зал районного архива обратилось 26 исследователей-пользователей, посещений – 43. Во временное пользование из районного архива было выдано 414 дел. Дела своевременно возвращены в районный архив.