По данным Росреестра, из года в год количество регистрационных действий стабильно растет. А значит, увеличивается и объем документации, большая часть которой постоянного хранения. С учетом дефицита архивных ресурсов возникла острая необходимость в переводе дел правоустанавливающих документов в электронную форму.

Еще в 2014 году Управление Росреестра по Чувашии приступило к комплексу мероприятий по переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов. Толчком послужила Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, которая была утверждена приказом Росреестра 5 сентября 2014 года. Основная идея Стратегии – перевод бумажных документов в электронный вид и использование именно электронных архивных копий в работе органа регистрации. Это новация позволит не только освободить значительные площади от бумажной документации, но и усовершенствовать процедуру предоставления госуслуг в сфере постановки на кадастровый учет и регистрации права собственности объектов недвижимости. Кроме того, закладывается основа для перехода регистрации по экстерриториальному принципу.

Для реализации Стратегии в Управлении Росреестра был разработан план-график работ. В нем предусмотрена оцифровка как вновь поступающих документов, так и ретроконверсия дел, которые находятся в архиве. В период с января по июль 2019 года в электронную форму переведено 37 000 дел правоустанавливающих документов. Всего за неполные шесть лет было преобразовано в электронный формат 378560 дел, что составляет 37% от общего количества дел, находящихся на хранении в архиве Управления.

Выполнение работ осуществляется на сканирующем устройстве, которое обеспечивает высокое отображение электронных образов, а также позволяет качественно оцифровывать ветхие документы и «кальки» без ущерба оригиналу.

Итоговая цель сканирования  - создание системы «электронный архив» Росреестра, обеспечивающей возможность хранения и использования реестровых дел в электронной форме, в том числе в качестве юридически значимых.

«Как показывает практика, наличие электронных архивов существенно ускоряет сроки проведения учетно-регистрационных процедур, что отображается на общем уровне качества услуг Росреестра, - комментирует заместитель руководителя Управления Росреестра по Чувашии Евгений Дубов. – Создание электронного архива способствует оперативному межведомственному взаимодействию и обслуживанию населения по экстерриториальному принципу. Работа по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов в приоритете, поэтому будет проводиться на постоянной основе.»